e-Doręczenia to nowoczesne rozwiązanie, które ma zrewolucjonizować sposób komunikacji przedsiębiorców z administracją publiczną i innymi podmiotami. Już wkrótce korzystanie z tej usługi stanie się obowiązkowe dla firm, dlatego warto dowiedzieć się, jak działa i jakie korzyści niesie za sobą cyfrowa korespondencja.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to nowoczesna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia przesyłanie i odbieranie oficjalnej korespondencji drogą cyfrową. Jest to forma komunikacji, która posiada taką samą moc prawną jak list polecony z potwierdzeniem odbioru. Oznacza to, że wszelkie dokumenty przesyłane za pomocą e-Doręczeń są traktowane na równi z ich tradycyjnymi, papierowymi odpowiednikami.
Usługa ta ma docelowo zastąpić standardową korespondencję urzędową oraz dotychczasowe doręczenia realizowane przez ePUAP. Każdy przedsiębiorca, który korzysta z e-Doręczeń, wskazuje swój adres elektroniczny jako oficjalny kanał kontaktu z instytucjami publicznymi. Adres ten jest wpisywany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), co powoduje, że urzędy przesyłają korespondencję wyłącznie drogą elektroniczną.
Baza Adresów Elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra cyfryzacji, w którym gromadzone są wszystkie adresy do e-Doręczeń. Znajdują się tam także informacje o dostawcach świadczących usługi e-Doręczeń – zarówno publicznych, jak i komercyjnych.
Musisz wdrożyć e-doręczenia w swojej firmie, ale nie wiesz, jak się za to zabrać? Chcesz, aby Twoi pracownicy nauczyli się posługiwać tym systemem? Skorzystaj ze szkoleń z e-doręczeń w Centrum Verte!
Korzyści z e-Doręczeń
Wdrożenie e-Doręczeń przynosi wiele korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i administracji publicznej. Oto główne zalety tej usługi:
-
Bezpieczeństwo – e-Doręczenia zapewniają poufność i integralność przesyłanych danych, co oznacza, że treść dokumentów nie może być zmieniona w trakcie przesyłania.
-
Pewność doręczenia – potwierdzenie wysyłki i odbioru ma moc prawną, dzięki czemu nie ma potrzeby drukowania i przechowywania potwierdzeń nadania listów poleconych.
-
Oszczędność czasu i kosztów – brak konieczności wysyłania tradycyjnych listów redukuje wydatki na papier, druki, koperty i usługi pocztowe.
-
Szybkość komunikacji – dokumenty trafiają do odbiorcy natychmiast po ich wysłaniu, co eliminuje opóźnienia związane z doręczeniami tradycyjnymi.
-
Jednoznaczna identyfikacja nadawcy i odbiorcy – system e-Doręczeń wymaga uwierzytelnienia, co zapewnia, że tylko uprawnione osoby mogą wysyłać i odbierać korespondencję.
-
Automatyczna archiwizacja – wszystkie wiadomości są przechowywane w systemie i można je przeglądać w dowolnym momencie.
Kto musi posiadać skrzynkę e-Doręczeń?
Obowiązek posiadania skrzynki e-Doręczeń dotyczy szerokiego grona podmiotów. W szczególności obejmuje on:
-
Przedsiębiorców – osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
-
Spółki i inne podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – obowiązek obejmuje spółki prawa handlowego, takie jak:
-
spółki jawne,
-
spółki komandytowe,
-
spółki komandytowo-akcyjne,
-
spółki partnerskie,
-
spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
-
spółki akcyjne,
-
proste spółki akcyjne,
-
spółdzielnie,
-
fundacje prowadzone w formie działalności gospodarczej.
-
-
Przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, do których należą:
-
adwokaci,
-
radcowie prawni,
-
doradcy podatkowi,
-
doradcy restrukturyzacyjni,
-
rzecznicy patentowi,
-
notariusze.
-
-
Administracja publiczna i jednostki samorządu terytorialnego, czyli:
-
urzędy centralne,
-
jednostki samorządu terytorialnego,
-
instytucje państwowe i podmioty publiczne,
-
sądy, komornicy, prokuratura.
-
Jak widzisz, lista jest długa. Jeśli Twoja firma też się na niej znajduje pomocne będą kompleksowe szkolenia z e-doręczeń.
Jak sprawdzić, czy dana firma lub instytucja korzysta z e-Doręczeń?
Aby dowiedzieć się, czy dany podmiot korzysta z e-Doręczeń, można skorzystać z wyszukiwarki dostępnej na rządowych portalach. Wystarczy wpisać nazwę firmy, numer REGON, NIP lub KRS, aby uzyskać informację, czy posiada ona aktywny adres do e-Doręczeń. Podobnie można sprawdzić instytucje publiczne.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
W zależności od formy prawnej działalności, adres do e-Doręczeń można założyć:
-
poprzez e-usługę na platformie Biznes.gov.pl,
-
podczas rejestracji firmy w CEIDG lub KRS,
-
składając wniosek o zmianę wpisu w odpowiednim rejestrze.
Po założeniu adresu do e-Doręczeń, skrzynka elektroniczna będzie dostępna w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl lub w odpowiednim systemie dla podmiotów publicznych i przedstawicieli zawodów zaufania publicznego.
Dzięki e-Doręczeniom proces komunikacji między przedsiębiorcami a urzędami staje się szybszy, bezpieczniejszy i bardziej efektywny.
E-doręczenia – nowe obowiązki dla firm. Przygotuj się z Centrum Verte!
Od e-doręczeń nie ma odwrotu – już wkrótce staną się one obowiązkowym standardem komunikacji dla wielu firm i instytucji. Nie czekaj na ostatnią chwilę i skorzystaj ze szkolenia z e-doręczeń od Centrum Verte, które krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces wdrożenia. Ich eksperci wyjaśnią, jakie są wymagania prawne, jak działa e-Skrzynka oraz jak skutecznie zarządzać elektroniczną korespondencją. Bądź gotowy na zmiany i zapewnij swojej firmie zgodność z nowymi przepisami!
